リーガルアシスタント

私たちが大切にしていること

少しでも早く依頼者にご安心頂くために

弊事務所には「リーガルアシスタント」というセクションがあり、私は現在、リーガルアシスタントのリーダーとして指導にあたっています。
私たちは、依頼者に「あお空法律事務所に相談してよかった」と思って頂けるような対応を目指しています。事案一つ一つの内容は違えど、相談にいらっしゃる依頼者はそれぞれに悲しみや怒り、不安や悩みを抱えています。そのような依頼者の思いを受け止め、一刻も早く依頼者に安心して頂けるよう、最速で最善の対応を心がけ、日々業務にあたっています。

 

依頼者の気持ちになって、あたたかく、丁寧な対応を心がけています

依頼者に事務所へお越し頂いた際、リーガルアシスタントのセクションにおいて、依頼者をお部屋までご案内し、打合せに必要な資料をお持ちしたり、お茶を出させて頂いたりします。弁護士が遅れそうな場合には現状をお伝えしたりいたします。時には、小さいお子様とお越し頂いた依頼者には、お子様が待ち疲れないよう別室をご案内するなど、依頼者の気持ちになって、あたたかく、丁寧な対応ができるよう心がけています。

 

非日常な場所だからこそ、安心してお話して頂けるように

依頼者は、法律事務所という非日常な場所で、心に抱える不安や悲しみを相談しにいらっしゃいます。親しい人にもなかなか話せないことを弁護士に話して頂く場面です。大変な緊張をされて、意を決して事務所にお越し頂いていらっしゃる方もいます。
依頼者は、単なる打合せではなく、不安や緊張、相手へのお怒りや悲しみを抱えて、お越し頂いています。そのような依頼者に私たちができることは、にこやかに、少しでも緊張を和らげ、安心してお話して頂けるような対応をさせていただくことが最も大切なことだと考えております。

ご相談はお客様の気持ちを考えることのできる大切な機会です

ご相談にお越し頂くことは、依頼者にとってはもちろんですが、私たちにとっても、依頼者の気持ちを考えることのできる大切な機会です。依頼者により安心して頂けるよう、インターホンの対応から、ご挨拶、お部屋へのご案内、立ち振る舞いや話し方、お茶の出し方に至るまで、ロールプレイを行っています。ロールプレイでは、自分が依頼者の立場だったらどう感じるかを意識しながら、口調や歩く速度などまで、細やかに指導しています。
また、ご相談の前には、「空調は効きすぎていないだろうか」「車椅子やベビーカーなどが通りやすい、広いお部屋のほうがよいだろうか」などを考えながら準備をしています。お越しくださる方がどう感じられるか、どんなことに困っているかを常に意識しながら、事前の準備を進めています。

 

皆様のこころにあお空を

依頼者がお越しになった際や、お電話を頂く際、一番最初にあお空法律事務所として対応させて頂くのは、窓口であるリーガルアシスタントの私たちになります。その名のとおり、「あお空」法律事務所の顔として誇りを持ち、晴れやかな対応をもって依頼者の心にあお空が広がるよう、努めて参ります。

 


私の業務と、仕事に対する依頼者への思い

私の日々の業務内容

私は、あお空法律事務所の新人の事務員です。私があお空法律事務所で働き始めてから、約1年が経過しました。現在私は、主に依頼者や事件関係者の方へ送付する書類の郵送業務や電話の対応を日々の業務として任されています。また、弊事務所へ打ち合わせにお越しいただいた方のご案内や、裁判所・関係各所への書面等の提出や受け取りなど、多くの方と直接顔を合わせる機会がある業務も任せられています。

 

事務所全体が依頼者に対する熱い気持ちをもっとも大切にしています

この約1年間を振り返り、弊事務所が何を最も大切にしているのかを考えた際、一番強く思い浮かぶことは、すべての業務について弊事務所に所属する全員が『依頼者に対する熱い気持ち』を最も大切にしているということです。日々の限られた時間の中で、一つ一つの事件を大事にしつつ、迅速な対応を意識するのは当然ですが、そのことに加え、全員がもっと自分にできることがないかということを常に考えて業務にあたっています。

 

受け取る人の気持ちを考えて作成しています

例えば、私が任されている業務の1つに、郵便物の発送準備があります。

弊事務所では郵便の発送準備の際、多くのチェック項目を設けています。そして、項目をチェックする際には、郵便物を受け取る方の気持ちを考え、どんな書面を送れば安心していただける丁寧な書面になるかということを想像して作業にあたっています。

 

1日3度の投函によって早く依頼者に安心を届けたい

依頼者への郵便の発送準備の業務について具体的に説明すると、まず弊事務所では、郵便物を1日に3度出すようにしています。これは、郵便物をできる限り早く届けることで、事件の進捗をお伝えし、依頼者に安心をお届けしたいからです。

 

依頼者の気持ちを考え作業しています

次に作業面では、丁寧な書面を作成することを徹底しています。依頼者にお届けする書面ですので、丁寧な書面を作成することは当然と思われるかもしれません。しかし、その当然のことができていない場合、依頼者の方はどう感じるでしょうか。書面の見た目一つも丁寧にできない事務所が、書面の内容を丁寧に作成しているとは考えないと思います。そのため、郵便物を作成する際には、受け取る方の気持ちを考えて作業に当たっています。

 

出来る限り依頼者にお手間を頂くことのないために

また、委任状や署名欄等へ記入いただく必要がある場合や、書面をご返送いただく必要がある場合については、記入をして頂きたいところに鉛筆で説明をさせていただいたり、付箋を貼って送付しています。これは、署名・記入をする方にとって、できる限り手間をかけずに、どこに何をどのように書くかを分りやすくするためです。

 

誤送付をしない為に

そして、発送準備の業務で最も気を付けていることは、送付先や誤記のチェックです。送付先の住所や名前については、警察が作成した公的資料である事故証明書や、依頼者に直筆で書いていただいた委任状と照らし合わせて確認をするようにしています。そして、確認の際には、もし名前や住所の表記に間違いがあるまま送った場合、受け取った依頼者がどう感じるかということを考えて作成しています。

 

もし誤送付が生じたら、ということを常に考える

もし、住所や名前の表記に間違いがあった場合、弊事務所がいい加減な仕事で事件を処理しているのではないかと感じると思います。これは、とても悲しいことです。しかし、私たちがそれ以上に大事に考えていることは、誤記のある手紙を受け取った依頼者の気持ちです。自分の住所や名前の誤記に気付けない事務所に、自分の人生で一度あるかないかという事件を任せたいと思うでしょうか。本当に弊事務所に頼んで良かったのだろうか、と不安や疑問を与えかねません。

すでに事件に巻き込まれ、傷つき、深く悩んでいる依頼者に、さらに追い討ちをかけるような別の不安を与えることは絶対にあってはなりません。

また、送付先住所の誤記によって誤送付があった場合には、依頼者の個人情報が流出する可能性があります。これは絶対にあってはいけませんし、弊事務所の信用問題に関わります。しかし、それ以上に私たちが強く考えていることは、誤送付があった場合、依頼者が何を思われるかということです。

依頼者は、弊事務所を信頼して事件の相談にきてくださっています。そして、相談内容は、他の人に知られたくないと考えていると思います。もし、誤送付が生じれば、依頼者からの信頼を裏切ることになるばかりか、相談内容を知られたくないという依頼者に対し、余計な不安を与えてしまいます。

 

常に起こり得る事態をイメージしてミスを未然に防ぐ

そのようなことを起こさないために、発送準備時に生じたミスが、どのような結果を生むのかということを作成時に想像した上で、裏付けのある資料によって住所チェックを行い、間違いのない郵便物の作成にあたっています。

 

依頼者への思い

このように、私たちは郵便物の発送という1つの業務の中でも、事件で傷ついた依頼者が抱く不安や、感じていることを常に想像し、少しでも依頼者が安心できるように自分たちに何ができるかということを常に考えて、日々の業務にあたっています。

今の私ができる業務の幅はまだ多くありませんが、今後任されていくすべての業務に真摯に向き合い、依頼者が事件終結時に「あお空法律事務所に依頼して良かった」と思っていただけるよう、精一杯業務に努めて参ります。